Ajankohtaista

Tietosuojailmoitus

Viimeksi päivitetty 25.5.2018

Tässä dokumentissa kuvataan miten ja miksi Saimaan Norpissa käsitellään jäsenten henkilötietoja.

Kuka pitää rekisteriä?

Rekisterin pitäjä on Saimaan Norpat Urheilusukellusseura ry. Vastuuhenkilöinä käsittelyssä on seuran puheenjohtaja apunaan jäsensihteeri, rahastonhoitaja, juniorivastaava sekä paineilmatäytöistä vastaava henkilö. Yhteystiedot löytyvät täältä.

Miksi pidämme rekisteriä?

Seuratoiminnan tarkoitus on koota yhteen sukeltajia ja tarjota heille erilaisia palveluita ja etuja. Jotta tiedämme ketkä seuraan kuuluvat seuralla on jäsenrekisteri. Jäsenrekisteri on Sukeltajaliiton palvelu ja sen rekisteriseloste löytyy liiton sivuilta. Jäsenrekisterin lisäksi tarvitsemme eri palveluihin liittyen seuraavat rekisterit:

  • rekisteri paineilmamaksun maksaneista jäsenistä jotka ovat oikeutettuja paineilmatäyttöihin (myöh. paineilmarekisteri). Tätä rekisteriä hoitaa paineilmavastaava.
  • rekisteri junioritoiminnassa mukana olevista junioreista (myöh. junnurekisteri). Tätä rekisteriä hoitaa nuorisovastaava.
  • seuran laskutusjärjestelmän asiakarekisteri jotta laskut saadaan toimitettua oikeille henkilöille (myöh. laskurekisteri). Tätä rekisteriä hoitaa rahastonhoitaja.

Mitä henkilötietoja käytämme ja miten pitkään?

Norpat käyttää vain sellaisia henkilötietoja jotka olet itse toimittanut seuran käyttöön. Tiedot otetaan vain jäsenrekisteristä. Jäsenrekisteriin talletetaan syntymäaika, henkilön koko nimi, kotikaupunki sekä yhteystiedot. Lisäksi rekisteristä löytyy tiedot jäsenen sukelluspätevyyksistä.

  • paineilmarekisterissä on henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite että tieto maksusta. Tietoja säilytetään niin kauan kunnes seuraavan kauden paineilmalaskut on lähetty (tyhjennys viimeistään kesäkuussa). 
  • junnurekisterissä on juniorin nimi, syntymäaika, ryhmätieto, tiedot harrastukseen vaikuttavista sairauksista/vast. sekä huoltajien yhteystiedot. Tiedot säilytetään siihen asti kunnes uusi juniorikausi on alkanut (tyhjennys syyskuussa).
  • laskutusjärjestelmässä on henkilön nimi sekä yhteystiedot (pääasiassa vain sähköposti) sekä henkilöön liittyvä laskut ja tieto näiden maksamisesta. Tiedot säilytetään niin kauan kunnes kalenterivuoden aikana henkilölle ei ole toimitettu yhtään laskua (tyhjennetään tammikuussa)

Mitä tietojärjestelmiä tietojen säilyttämiseen käytetään?

Jäsenrekiseri on liiton nettisivuilla oleva järjestelmä. Sen käyttöön on käyttöoikeus seuran puheenjohtajalla sekä jäsensihteerillä. Muut rekisterit säilytetään seuran GoogleDrive kansiossa ja niihin on pääsy seuran hallinnossa mukana olevilla henkilöillä. Paperirekistereistä on luovuttu.

Käytättekö evästeitä?

Ei käytetä.

Luovutetaanko tietojani eteenpäin?

Muutaman kerran vuodessa jäsenrekisteristä otetaan ote jossa on kaikkien seuran jäsenten nimi. Tämä lista toimitetaan uimahallille jotta seuran jäsenet pääsevät uimahalliin jäsenhintaan.

Muita tietoja seura ei luovuta eteenpäin.

Miten tietoja suojataan?

Tietoihin pääsevät käsiksi vain seuran hallinnossa mukana olevat henkilöt.

Minkälaisia oikeuksia minulla on tietoihini?

Kaikki. Jos haluat tietosi voidaan poistaa kaikista rekisteristä. Se valitettavasti tosin tarkoittaa sitä ettet voi käyttää palvelua johon rekisteri liittyy tai kuulua enää seuraan. Jäsenrekisterin tiedot on helpoin tarkistaa sukeltajaliiton nettisivujen kautta. Muut tiedot saat helpoiten selville kysymällä kyseisen rekisterin hoitajalta.

Miten tietojenkäsittelyn muutoksista tiedotetaan?

Muutokset kirjataan tähän dokumenttiin ja niistä tiedotetaan seuran jäsenille NorppaPostien yhteydessä.